У чым розніца паміж запісам і дакументам?


адказ 1:

Хоць гэта не здаецца відавочным на першы погляд; Існуе не адна семантыка, якая аддзяляе запісы ад дакументаў.

Да кожнага чалавека трэба ставіцца па-рознаму, каб выканаць законныя патрабаванні ўтрымання. Абодва тыпы файлаў вызначаны ў ISO 15489-1.

Што такое запіс?

Запісы - гэта гістарычныя файлы, якія даюць "доказ існавання". Яны выкарыстоўваюцца, каб даказаць існаванне кампаніі.

Ён альбо ствараецца, альбо атрымлівае арганізацыя ў сувязі з дзелавымі аперацыямі, альбо можа выкарыстоўвацца для выканання заканадаўчых патрабаванняў. Тып фізічнага носьбіта не аказвае ўплыву на класіфікацыю запісу дадзеных. Гэта можа быць на паперы, мікрафільме ці нават лічбавым.

Запісы немагчыма рэдагаваць і іх нельга стварыць нанова. Карацей, гэта гістарычны дакумент. Некаторыя прыклады запісаў - вадзіцельскія пасведчанні, легальныя падачы і падатковыя дэкларацыі. Запісы маюць строгія планы ўтрымання, якія вызначаюцца кампаніяй, галіной і месцам.

Што такое дакумент?

Дакумент - гэта файл зместу з інфармацыяй у структураваным або неструктураваным фармаце. Гэта файл, які можна рэдагаваць. Дакументы можна захоўваць як на паперы, так і ў лічбавым выглядзе. Ён можа быць зменены і перагледжаны па меры неабходнасці.

Гэта "жывыя" файлы, якія ў цяперашні час выкарыстоўваюцца ў транзакцыях. Некаторыя прыклады дакументаў - спісы кліентаў, заказы і спісы тэлефонаў. Не патрабуецца план захавання дакументаў, якія выходзяць за рамкі дзелавых патрабаванняў.

Усе запісы - дакументы, але не ўсе дакументы - гэта дакументы. Многія запісы пачынаюцца як дакументы, а потым становяцца запісамі пасля іх завяршэння.

Напрыклад, пустая форма - гэта дакумент і пасля запаўнення становіцца запісам дадзеных.

Запісы падлягаюць патрабаванням захавання, і вы павінны захаваць і абнавіць захаванне ў залежнасці ад месцазнаходжання і галіны.


адказ 2:

Дакумент - гэта матэрыял, які дае афіцыйную інфармацыю ў якасці доказу. Гэта інфармацыя, якая выкарыстоўваецца для падтрымкі эфектыўных і эфектыўных арганізацыйных аперацый. Дакумент складаецца з усёй інфармацыі, якую вы выкарыстоўваеце для кіравання вашай кампаніяй.

Запіс - гэта сведчанне фактаў, зафіксаваных у мінулым. Набор дадзеных складаецца з усіх дадзеных, якія вы збіраеце, пакуль ваша кампанія працуе. Запісы з'яўляюцца фактамі і не павінны мяняцца. Пры з'яўленні новых фактаў, якія супярэчаць старым фактам, мы павінны фіксаваць новыя факты, выдаляючы старыя факты.


адказ 3:

Дакумент - гэта матэрыял, які дае афіцыйную інфармацыю ў якасці доказу. Гэта інфармацыя, якая выкарыстоўваецца для падтрымкі эфектыўных і эфектыўных арганізацыйных аперацый. Дакумент складаецца з усёй інфармацыі, якую вы выкарыстоўваеце для кіравання вашай кампаніяй.

Запіс - гэта сведчанне фактаў, зафіксаваных у мінулым. Набор дадзеных складаецца з усіх дадзеных, якія вы збіраеце, пакуль ваша кампанія працуе. Запісы з'яўляюцца фактамі і не павінны мяняцца. Пры з'яўленні новых фактаў, якія супярэчаць старым фактам, мы павінны фіксаваць новыя факты, выдаляючы старыя факты.